Eine Präsentationsmappe verlässt die Druckerei meist als flacher, bedruckter Bogen mit vorgestanzter Kontur – und kommt beim Kunden als gefüllte, gepresste Mappe mit Visitenkarte, Einlegern und sauberem Karton an. Dazwischen liegen fünf bis sieben Arbeitsschritte, die zum Großteil Handarbeit sind. Dieser Ratgeber beschreibt jeden Schritt aus Sicht der Weiterverarbeitung, nennt die Sekunden, mit denen wir rechnen, und zeigt, welche Vorgaben Sie machen sollten, damit Erstmuster und Serie ohne Rückfragen laufen.
Welche Arbeitsschritte hat die Konfektionierung einer Präsentationsmappe?
Eine Präsentationsmappe durchläuft bei uns in der Regel sechs Stationen: Kleben der Tasche, Pressen, Einstecken der Visitenkarte, Setzen von Klebepunkten, Zusammentragen und Einlegen der Einleger sowie Prüfen und Kartonieren. Nicht jede Mappe braucht alle Schritte; die Tabelle zeigt, wo die Sekunden entstehen.
| Schritt | Station | Sekunden je Mappe | worauf wir achten |
|---|---|---|---|
| Tasche verkleben | Klebeanlage I oder II | 3 | Kleberaustritt an der Taschenkante, Winkel |
| Pressen bis zur Abbindung | Pressanlage I–III | im Pressschritt enthalten | Mappe liegt plan, Tasche klebt nicht zu |
| Visitenkarte einstecken | Handplatz | 5 | beide Ecken im Schlitz, Schrift lesbar |
| Klebepunkt für Muster oder Karte | Handplatz | 5 je Punkt | Position laut Schablone, Punkt nicht sichtbar |
| Einleger zusammentragen und einlegen | Zusammentragplatz | 2 je Einleger | Reihenfolge laut Stückliste, Staffelung |
| Prüfen und kartonieren | Packtisch | 4 | Vollständigkeit, Stückzahl je Karton, Etikett |
Eine Mappe mit Visitenkarte und vier Einlegern kommt damit auf rund 20 Sekunden. Wie daraus ein Stückpreis wird, zeigt der Ratgeber Kosten je Stück 2026.
Klebeanlage, Hot-Melt oder von Hand: wie wird die Tasche verklebt?
Die meisten Taschen verkleben wir an Klebeanlage I oder II mit Dispersionskleber, der flächig auf die Lasche aufgetragen wird. Die Anlage schafft 1.000–1.500 Mappen je Stunde; der Klebeschritt kostet 1 ct – 3 ct je Mappe, dazu einmalig 60 € – 180 € für die Einrichtung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Anschließend liegen die Mappen in der Pressanlage, bis der Kleber abgebunden hat – sonst öffnet sich die Tasche beim ersten Einlegen wieder.
Hot-Melt an Anlage III setzen wir ein, wenn die Lasche eine Folienkaschierung trägt, die sich nicht aussparen ließ, oder wenn der Karton sehr stark ist. Bei kleinen Auflagen oder ungewöhnlichen Formaten, die nicht in die Anlage passen, kleben wir die Tasche von Hand mit doppelseitigem Klebeband. Damit die Klebung auf dem Druck hält, sollte die Lasche frei von Lack sein; was dafür in der Druckdatei nötig ist, beschreibt der Ratgeber Klebeflächen in der Druckvorstufe.
Worauf kommt es beim Visitenkartenschlitz an?
Beim Visitenkartenschlitz kommt es auf drei Dinge an: die Größe der Karte im Verhältnis zum Schlitz, die Ausrichtung und die Frage, ob die Karte beim Transport fixiert werden muss. Der Schlitz ist vorgestanzt, meist als zwei schräge Einschnitte, in die die Ecken der Karte greifen. Ist er für 85 × 55 mm ausgelegt, die Karten aber im Format 90 × 50 mm gedruckt, sitzen sie zu locker oder knicken. Deshalb brauchen wir vorab eine Musterkarte aus der tatsächlichen Auflage.
- Ausrichtung: quer oder hoch, Schrift von vorn lesbar – am Muster markiert.
- Personalisierte Karten: Zuordnung Mappe zu Name über eine Liste; dann läuft die Mappe einzeln und nicht im Stapel.
- Fixierung: Bei langen Transportwegen hält ein ablösbarer Klebepunkt die Karte im Schlitz.
Wie werden Einleger in der Mappe angeordnet?
Einleger werden in der Reihenfolge der Stückliste eingelegt, die vorderste Position liegt oben. Bei Präsentationsmappen hat sich eine Staffelung bewährt: Jeder Einleger ragt ein paar Millimeter höher aus der Tasche als der davor, sodass der Empfänger alle Titel auf einen Blick sieht. Das funktioniert nur, wenn die Einleger in abgestuften Höhen gedruckt sind – das legen Sie im Layout fest, wir halten es beim Einlegen ein.
Wichtig ist das Volumen: Eine Mappe ohne Rückenrillung fasst erfahrungsgemäß nur wenige Blätter, bevor die Tasche spannt und die Mappe aufklafft. Bei mehr als etwa zehn Blättern braucht die Mappe einen Rücken mit zwei Rillungen. Wie wir Sätze mit vielen Einlegern prüfen, beschreibt der Ratgeber Zusammentragen nach Stückliste.
Wann braucht eine Mappe zusätzliche Klebepunkte?
Klebepunkte brauchen Sie, wenn etwas in der Mappe an einer festen Stelle bleiben soll, das nicht in einer Tasche steckt: ein Materialmuster, eine Antwortkarte, ein Gutschein oder eine CD-Hülle. Wir unterscheiden ablösbare Klebepunkte, die sich rückstandsfrei entfernen lassen, und permanente, die dauerhaft halten. Für die Position arbeiten wir mit einer Schablone, die am Erstmuster abgenommen wird, damit jeder Punkt an derselben Stelle sitzt. Die Technik beschreibt die Seite Klebepunkt-Verklebung, die Leistung Kleben von Hand.
Wie legen Sie die Verpackungseinheit fest?
Die Verpackungseinheit legen Sie am besten über drei Angaben fest: Mappen je Karton, liegend oder stehend und Angaben auf dem Kartonetikett. Ein Karton sollte so schwer bleiben, dass er sich gut tragen lässt; volle Mappen sind schwerer, als man denkt.
| Mappeninhalt | übliche Stückzahl je Karton | Lage |
|---|---|---|
| leer, nur Tasche verklebt | 100–250 | liegend, in Bündeln |
| mit Visitenkarte und 2–4 Einlegern | 50–100 | liegend, Tasche wechselseitig |
| mit 10 und mehr Einlegern | 25–50 | stehend oder mit Zwischenlage |
Legen Sie Mappen liegend ab, drehen wir jede zweite Lage um 180 Grad, damit sich die Taschen nicht übereinander aufbauen und der Stapel gerade bleibt. Stehend verpackte Mappen bekommen eine Zwischenlage aus Karton, damit die vorderste Mappe beim Öffnen des Kartons nicht knickt. Auf das Kartonetikett gehören in der Regel Auftrag, Version, Stückzahl und Kartonnummer; wenn Ihr Lager eigene Etiketten verlangt, schicken Sie uns die Vorlage mit der Anfrage.
Wie sah ein typischer Auftrag aus der Praxis aus?
Ein Verlag aus dem Münsterland ließ 6.000 Mappen in zwei Sprachversionen konfektionieren: Tasche an der Klebeanlage, Visitenkarte im Schlitz, fünf Einleger je Sprache, je Mappe ein ablösbarer Klebepunkt für eine Antwortkarte, 60 Mappen je Karton. Die Sprachversionen liefen auf getrennten Plätzen mit farbig markierten Fächern, damit keine deutsche Mappe englische Einleger bekam. Das Erstmuster ging nach drei Tagen mit Fotos zur Freigabe, die Serie war nach vier weiteren Arbeitstagen verpackt.
Was brauchen wir für das Angebot?
Für ein Angebot binnen 24 Stunden genügen: Stückzahl, ein Muster der fertigen Mappe, die Stückliste der Einleger, Format der Visitenkarten, Klebepunkte ja oder nein und die gewünschte Verpackungseinheit. Bögen, Einleger und Kartonagen stellen Sie bei; Klebstoff, Klebepunkte, doppelseitiges Klebeband und Versandkartons stellen Sie ebenfalls bei oder APOOL WERKE beschafft sie nach Ihrer Vorgabe und rechnet sie mit Beleg ab. Die Leistung im Überblick steht unter Präsentationsmappen und Schuber kleben, Beispiele unter Präsentations- und Angebotsmappen. Stückliste und Musterbogen erreichen uns per Anfrageformular oder E-Mail an info@apool.de – das Angebot folgt am nächsten Werktag.
